コールセンターのテレアポ業務では、毎日さまざまなお客様に電話をかける中で、いろいろな反応を受け取りますよね。
中でも、「このお客様、再架電すべき？」「備考には何を残せばいいの？」と悩むことはないでしょうか。
本記事では、現場でよくあるお客様の対応パターンと、それに応じた”備考欄の書き方”について、私の経験をもとにわかりやすく整理しました。
「担当者が不在」だった場合は再架電でアポが取れる可能性があります。そちらについても詳しくお伝えしているので、是非ご覧ください。
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テレアポ：よくあるお客様の対応パターン一覧
以下は、テレアポ現場でよくある代表的な対応パターン一覧です。
まずは、パターン「担当者不在」のその後の対応についてお話をしていきます。
| パターン | 状況説明 | 備考欄 |
|---|---|---|
| アポ取得 | 訪問・オンライン等の予定が確定 | アポ詳細を記録、ステータス変更 |
| 仮アポ・検討中 | 日程未定／意思はあるが即決でない | 再架電日を設定、話の内容を簡潔に記録 |
| 資料送付希望 | メールや郵送で資料だけを希望 | ※資料対応方針に従う（※別記事参照） |
| 担当者不在 | 担当者が会議・離席・外出中 | 出勤予定日・対応可能時間など聞き取り記録 |
| 担当者拒否 | 「不要」「結構です」など、はっきりとした拒否 | 再架電しない、記録もなくてよい |
| 受付拒否 | 担当者に繋いでもらえない、取り次ぎ拒否など | 再架電しない、記録もなくてよい |
テレアポの架電時、担当者不在は「再架電の芽」を残すチャンス
担当者不在で受付で取り次いでもらえなかった場合でも、再架電に繋がる情報を少しでも多く引き出すことで、その後の対応に活かせます。
✅ 書いておきたいポイント
-
担当者のフルネーム（聞き出せれば）
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出勤予定日（例：明日午後・来週火曜以降など）
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電話対応可能な時間帯（午前中が繋がりやすい等）
📌 備考記入例
担当：●●様（男性）／明日午後出勤予定／午前は繋がりにくい
「受付対応＝チャンスなし」と決めつけず、こうした情報を積み重ねることで、再架電の成功率は確実に上がります。
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テレアポで担当者不在時：備考欄に書くべきこと
備考欄は、再架電する人へのバトンです。次の人が話しやすくなるように、相手の印象を短く端的に残しましょう。
書くべき情報の例
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担当者名（姓だけOK）
-
性別・年代（例：年配の男性、30代女性）
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会話の要点（何を検討中か、関心の強さ）
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話し方や印象（淡々とした話し方、お喋り好き など）
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次の架電タイミング（希望時間・曜日など）
記入例
担当：中村様（40代男性）／社長決裁が必要とのこと／資料は確認したい様子／話し方落ち着いていて丁寧／再架電は木曜午前に希望
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テレアポ：備考の書き方のコツ
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箇条書きが基本（読みやすさ重視）
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文章にしない（主語・述語は不要）
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ネガティブな主観は避けるが、対応の雰囲気は残す
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「声のトーン」「聞く姿勢」も分かる範囲で記録
テレアポ：備考に書かなくていいこと・注意点
逆に、情報が多すぎて読みづらい備考は、逆効果です。
❌NG記録の例
今回、受付の方に何度かお話したのですが、忙しいようで…結局取り次いでもらえず、また折を見て架電しようと思います（略）
→ 長文で要点が埋もれてしまう。伝えるべき情報を、短く、端的に残す方が実用的です。
再架電をチャンスに変える「ひと手間」
再架電対象のお客様に、どう話すかは「備考欄」が頼りです。
自分自身が次に話すかもしれないことを想定して、相手の顔が思い浮かぶような情報をメモしておきましょう。
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まとめ：備考欄はテレアポを取る為に必要な情報を記録する場所
備考欄は「次に繋げるための記録」です。
特に再架電の場合、相手の温度感や状況を想像できる情報が少しでもあれば、会話の糸口になります。
そのひと手間が、テレアポの成功率をじわじわと引き上げてくれる――
私はそう実感しています。
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